Tugas Administratif Sekretaris

Tugas Administratif Sekretaris

Tugas Administratif Sekretaris - Sekretaris yaitu kata yang datang dari bhs Latin, yakni secretum yang bermakna " rahasia ". Dalam bhs Prancis dimaksud secretaire. Dalam bhs Belanda dimaksud secretares. Disamping itu, dalam bhs Inggris dimaksud dengan secretary, datang dari kata secret yang bermakna rahasia. Sesuai sama asal tuturnya, sekretaris yaitu orang yang perlu dapat menaruh rahasia. Dalam hal semacam ini rahasia pimpinan atau perusahaan yg tidak perlu untuk diketahui oleh orang atau pegawai beda. Dari pengertian itu, terdapat beberapa pengertian sekretaris dari beberapa pakar yang berkembang sekarang ini. Berikut ini sebagian salah satunya : 

Menurut Webster New Dictionary of American Language College : Secretary is a person employed to keep record, take care correspondence and other writing task, etc, for organization or perorangan. 

Menurut C. L Barnhart : Sekretaris yaitu orang yang lakukan korespondensi, pelihara warkat serta yang lain, untuk perseorangan atau organisasi ; seseorang kepala petinggi pemerintah yang mengawasi serta memimpin satu departemen pemerintahan spesifik ; satu perabotan untuk digunakan jadi meja catat ; satu meja serta rack buku di atasnya. 

Menurut H. W Fowler serta F. G Fowler : Sekretaris yaitu orang yang bekerja pada orang yang lain untuk menolong dalam korespondensi, pekerjaan catat, memperoleh info, serta beberapa masalah beda ; pegawai yang ditunjuk oleh orang-orang, perusahaan, atau perserikatan untuk lakukan korespondensi, pelihara warkat-warkat, terlebih yang punyai urusan dengan perusahaannya ; menteri yang mengepalai kantor pemerintahan. 

Tugas Sekretaris dalam Perusahaan

Menurut Louis C. Nahassy serta William Selden : Sekretaris yaitu pegawai kantor yang karna kedudukannya mempunyai tanggung jawab yang lebih dari pada tanggung jawab seseorang stenografer. Tugas-tugasnya umumnya mencakup pengambilan serta penyalinan dikte (menyalin apa yang di sampaikan oleh pimpinan kedalam bentuk tulisan, umumnya yang didiktekan yaitu rencana surat) yang punyai urusan dengan umum, menjawab telepon, mengundang pertemuan, buat kesepakatan, dan pelihara atau mengarsip warkat-warkat serta surat-surat. Seseorang sekretaris seringkali melakukan tindakan jadi seseorang pembantu administrasi atau pimpinan muda. 

Menurut M. Braum serta Roman : Sekretaris yaitu pembantu serta seseorang pimpinan yang terima pendiktean, mempersiapkan surat-menyurat, terima tamu, mengecek atau mengingatkan pimpinannya tentang keharusan yang telah dijanjikan, serta lakukan banyak keharusan beda yang mempunyai tujuan tingkatkan dampaktivitas serta pimpinannya itu. 

PENGGOLONGAN SEKRETARIS 

Berdasar pada ruangan lingkup serta tanggung jawab sekretaris bisa dibedakan jadi 2 (dua) jenis yakni : 

a. Sekretaris eksekutif 

Sekretaris eksekutif yaitu sekretaris yang berperan jadi manajer karna dengan segera atau riil menggerakkan peranan manajer eksekutif yang mempunyai bawahan. Sekretaris eksekutif ini biasanya adalah sekretaris untuk satu unit organisasi, misalnya : sekretaris dewan, sekretaris jenderal, sekretaris lokasi, sekretaris inspektorat jenderal, sekretaris yayasan, dan sebagainya. 

b. Sekretaris pribadi 

Sekretaris pribadi yaitu seseorang yang kerjakan aktivitas perkantoran untuk menolong seorang spesifik serta berbentuk pribadi. Sekretaris dalam artian ini bukanlah pegawai atau staf dari satu organisasi atau perusahaan namun diangkat serta digaji oleh perseorangan. 

Seseorang sekretaris pribadi mesti senantiasa berupaya untuk mengetahui sifat-sifat serta pribadi pimpinannya sendiri, baik itu kebiasaan rutinitas, kesukaan atau hoby, keunggulan serta kekurangan pimpinan. Jadi sekretaris pribadi tidak bermakna kalau ia tidak bertanggungjawab pada unit kerjanya, namun ia tetaplah terikat pada status kepegawaiannya. (Thomas W. Bratawidjaja, 1996 : 3) 

TUGAS-TUGAS SEKRETARIS 

Berdasar pada ruangan lingkup pekerjaan sekretaris digolongkan jadi 8 (delapan) yakni : 

a. Tugas-tugas Rutin 

Yakni beberapa pekerjaan yang ditangani sehari-hari tanpa ada perintah. Pekerjaan ini mencakup : 

· Buka surat. 

· Terima dikte. 

· Terima tamu. 

· Terima telepon. 

· Menaruh arsip/surat. 

· Membuat serta buat jadwal aktivitas pimpinan. 

b. Tugas-tugas Khusus 

Yakni pekerjaan yang diperintahkan segera oleh pimpinan pada sekretaris dengan penyelesaiannya dengan spesial. Pekerjaan ini diberi karna ada unsur keyakinan kalau pekerjaan sekretaris dapat menaruh rahasia perusahaan. Pekerjaan ini mencakup : 

· Mengonsep surat kesepakatan hubungan kerja dengan rekanan atau lembaga luar. 

· Membuat surat rahasia (confidential). 

· Membuat acara pertemuan usaha. 

· Pembelian hadiah atau cindera mata. 

· Dan sebagainya. 

c. Tugas-tugas istimewa 

Yakni pekerjaan yang menyangkut kepentingan pimpinan, diantaranya : 

· Membenarkan letak atau tempat alat catat pimpinan dan peralatan yang dibutuhkan. 

· Melakukan tindakan jadi penghubung untuk melanjutkan info pada rekanan. 

· Mewakili seorang terima sumbangan untuk dana atau kepentingan aktivitas yang lain. 

· Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari satu tubuh atau lembaga. 

· Mengecek hasil pengumpulan dana atau uang muka dari lembaga yang didapatkan jadi dana kesejahteraan. 

· Menghadiri rapat-rapat dinas, jadi pendamping pimpinan sepanjang membuat pertemuan usaha. 

· Membuat kontrol perlengkapan kantor, mana yang butuh diperbaiki serta mana yang tidaklah perlu diperbaiki atau menambahkan alat-alat serta fasilitas kantor. 

d. Pekerjaan Sosial 

Pekerjaan sosial, mencakup : 

· Mengurus Rumah tangga kantor. 

· Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan bersama pengurusan undangannya. 

e. Pekerjaan Keuangan 

Umumnya sekretaris mengurus keuangan yang diberi nama petty kontan (uang cadangan/kas kecil). Pekerjaan keuangan ini diantaranya : 

· Mengatasi masalah keuangan pimpinan di Bank, umpamanya : penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan check, pengambilan uang dari Bank. 

· Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan. 

· Menaruh catatan pengeluaran keseharian untuk pimpinan serta penyediaan dana untuk kepentingan keseharian. 

f. Pekerjaan Resepsionis 

Pekerjaan sekretaris jadi resepsionis, yakni : 

1. Terima serta menjawab telepon dan mencatat pesan-pesan lewat telepon. 

2. Terima tamu yang juga akan berjumpa dengan pimpinan. 

3. Mencatat janji-janji untuk pimpinan. 

4. Membuat acara kerja keseharian pimpinan. 

g. Pekerjaan insidental 

Pekerjaan ini adalah pekerjaan yg tidak teratur dikerjakan oleh sekretaris mencakup : 

· Mempersiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan, mempersiapkan pidato atau pernyataan pimpinan. 

· Buat rangkuman dari berita-berita serta karangan yang termuat dalam surat berita, majalah, brosur, serta media-media beda yang ada hubungannya dengan kebutuhan perusahaan. 

· Mengoreksi beberapa bahan cetakan, contoh : brosur, undangan, formulir, serta daftar yang dikonsep oleh perusahaan. 

· Mewakili pimpinan dalam beragam resepsi atau pertemuan. 

h. Pekerjaan sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan usaha) 

Pertemuan usaha (Business Meeting) ini berlangsung saat dua orang atau lebih sama-sama terima serta berikan suatu hal berbentuk info, menyimak 

Berdasar pada pendapat beberapa pakar pakar tentang pekerjaan sekretaris yaitu seperti berikut : 

a. Menurut H. Donald 

Menyebutkan kalau beberapa hal kedudukan pimpinan serta kondisi organisasi perusahaan juga akan memastikan beberapa besar beberapa pekerjaan sekretaris. Beberapa hal yang disebut yaitu : 

1. Menyalin atau isi transkrip dari stenografi atau warkat-warkat dari mesin dikte. 

2. Buat catatan pertemuan, membuat serta pelihara arsip spesial. 

3. Merampungkan masalah apa pun dari problem pribadi pimpinan yang disukai, dan sebagainya. 

b. Menurut M. Braum serta Ramon C. dari Portugal 

Pekerjaan serta tanggung jawab sekretaris tidak sama persis namun bisa digolongkan seperti berikut : 

1. Berencana pekerjaan. 

2. Terima tamu. 

3. Mengurusi surat masuk serta surat keluar. 

4. Mempersiapkan pertemuan atau konferensi, dan sebagainya. 

Pekerjaan Pokok Sekretaris : 

1. Menolong pimpinan 

2. Mempersiapkan agenda rapat 

3. Membuat administrasi/pembukuan perusahaan 

4. Mengatur daftar aktivitas perusahaan/organisasi 

5. Serta beda sebagainya 

FUNGSI SEKRETARIS 

Peranan sekretaris diliat dari ruangan lingkup tugasnya dibagi dua, yakni seperti berikut. 

1. Peranan Primer 

Peranan primer sekretaris yaitu memberi layanan atau service layanan administratif yang mendukung aktivitas operasional organisasi/perusahaan/unit organisasi lewat ketrampilan, mencakup pengetikan, perlakuan telepon, pengelolaan surat serta arsip yang lain, perlakuan agenda, penggandaan, dan sebagainya. 

2. Peranan Sekunder 

Peranan sekunder sekretaris yaitu ikut menanggung kelancaran aktivitas organisasi/perusahaan dan bertanggungjawab atas kesibukan teratur kantor dengan memakai sebagian pengetahuan, umpamanya usaha perusahaan, perbankan, statistik serta keuangan, hubungan antar-manusia, komunikasi, tehnik persiapan rapat, dan sebagainya. 

Peranan sekretaris diliat dari kedudukannya dalam organisai, yakni seperti berikut. 

1. staf atau karyawan 

2. resepsionis 

3. operator telepon 

4. arsiparis 

5. typist atau pengetik 

6. pembantu pimpinan 

7. public relation officer 

8. individu 

Peranan sekretaris diliat dari hubungan dengan pimpinan yaitu : 

1. penjaga manajer, 

2. asisten pribadi, 

3. perawat, dan 

4. penasihat. 

TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS 

1. Terkecuali sekretaris bertanggungjawab atas pekerjaannya ada tanggung jawab beda yang perlu dikerjakan yakni : 

2. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu) Sekretaris bertanggungjawab pada performansi sendiri serta usaha pengembangan ke arah yang lebih berkwalitas. Dengan “mengelola” sendiri agar bisa tampak dengan performansi sempurna dalam proses pekerjaan pokok keseharian, diantaranya : 

a. Memudahkan serta membuat lancar kerja pimpinan lewat penyusunan saat serta distribusi info yang efektif. 

b. Mendistribusikan info dari kantor pimpinan dengan terang serta akurat. 

c. Mensupport kelancaran alur kerja pada kantor pimpinan dengan bebrapa sisi yang lain. 

d. Memberi kesempatan pada pimpinan untuk lebih fokus pada beberapa hal strategis serta mempunyai efek periode panjang. 

e. Memberi input positif serta gagasan untuk perbaikan perusahaan.